Le seuil était dans le fichier, la rupture est arrivée quand même
Il y a une scène que je vois revenir dans presque toutes les PME qui gèrent leur stock sur tableur. On ouvre le fichier après une rupture, et la colonne du seuil est bien là. Quelqu’un l’avait remplie, un jour, sérieusement. Le seuil affichait 150 et la référence est tombée à zéro.
La réaction habituelle, c’est de se dire que la formule était mauvaise et d’aller en chercher une meilleure sur internet. Neuf fois sur dix, ce n’est pas ça. La formule était juste. Ce sont les chiffres qu’on lui donnait à manger qui ne valaient rien, ou personne ne regardait le résultat le jour où il fallait.
Alors commençons par poser les deux formules proprement, avec un exemple qu’on peut recopier. Ensuite, on parlera de ce qui les fait mentir, parce que c’est là que se joue votre rupture.
Les deux formules du point de commande, en clair
Il n’y a que deux calculs à tenir, et ils s’emboîtent.
Le premier répond à la question, combien vais-je consommer pendant que le fournisseur prépare et livre. Le second répond à, et si ça se passe mal. Le point de commande est la somme des deux.
| Ce qu’on cherche | La formule | L’exemple |
|---|---|---|
| Consommation pendant le délai | consommation moyenne par jour multipliée par le délai fournisseur en jours | 10 par jour, 12 jours, soit 120 pièces |
| Stock de sécurité, version simple | consommation moyenne par jour multipliée par le retard maximum déjà constaté | 10 par jour, 3 jours de retard, soit 30 pièces |
| Point de commande | les deux additionnés | 120 plus 30, soit 150 pièces |
Voilà. Dès que cette référence tombe à 150, la commande part. Pas le vendredi suivant, pas quand quelqu’un passe devant l’étagère.
Dans le fichier, ça tient en quatre colonnes. Une pour la consommation moyenne par jour, une pour le délai du fournisseur, une pour le stock de sécurité, et une quatrième qui fait le calcul. Si vos colonnes sont B, C et D, la formule de la quatrième s’écrit =B2*C2+D2. Rien de plus.
Si votre demande varie beaucoup
La version simple ci-dessus ne protège que contre un fournisseur en retard. Elle suppose que votre consommation, elle, reste régulière. Pour une référence qui part par à-coups, il faut couvrir les deux risques à la fois.
La formule complète devient, consommation maximale par jour multipliée par le délai maximum, moins consommation moyenne multipliée par le délai moyen. Reprenons l’exemple, avec des pointes à 14 pièces par jour et un délai qui peut monter à 15 jours. Cela donne 14 fois 15, soit 210, moins 120, soit un stock de sécurité de 90 pièces au lieu de 30.
Je le dis franchement, cette version protège mieux et coûte trois fois plus cher. Un stock immobilisé se paie entre 15 et 35 % de sa valeur par an, environ 25 % en moyenne, entre le capital gelé, le stockage, l’assurance et l’obsolescence (Supply Chain Masters). Le bon réglage n’est pas le plus protecteur, c’est celui que vous acceptez de payer sur cette référence précise.
Il existe une troisième version, statistique, avec un coefficient lié au taux de service visé, 1,65 pour couvrir 95 % des cas. Elle est excellente sur le papier. Elle demande douze mois d’historique de sorties propre, référence par référence. Si vous avez cet historique, prenez-la. Si vous ne l’avez pas, la version simple appliquée à vos vingt références critiques vous rendra bien plus de ruptures évitées qu’un raffinement calculé sur des données trouées.
Le point de commande ne vaut que ce que vaut votre stock affiché
Voici le vrai sujet de cet article, celui qui explique la rupture du début.
La formule prend trois entrées, le stock du jour, la consommation par jour, le délai fournisseur. Un seuil parfaitement calculé sur une entrée fausse produit une décision fausse, avec l’autorité tranquille d’un chiffre dans une cellule.
Sur l’écart entre le stock du fichier et celui de l’étagère, il existe une mesure sérieuse, et elle est brutale. Nicole DeHoratius et Ananth Raman ont audité près de 370 000 fiches de stock dans 37 magasins d’une même enseigne. 65 % des fiches ne correspondaient pas au comptage physique. C’est de la distribution et non une PME de négoce, mais le mécanisme est le même, et il est même plus dur chez vous, où personne n’a le temps de compter.
| L’entrée de la formule | Ce qui la fausse en vrai | Ce que ça fait au seuil |
|---|---|---|
| Le stock affiché | une sortie prise à la va vite entre deux portes et jamais saisie, un retour client, de la casse | le seuil se déclenche des jours trop tard, ou jamais |
| La consommation par jour | une moyenne annuelle sur une référence qui a une saison | le seuil protège une demande qui n’existe plus |
| Le délai fournisseur | le délai du contrat au lieu du délai réellement constaté | on commande pour 12 jours quand il en met 18 |
| Le retard maximum | le retard dont on se souvient, pas celui qui est écrit quelque part | le coussin est réglé sur une impression |
Regardez la troisième ligne, c’est la plus fréquente. Le fournisseur annonçait 12 jours à la signature. Depuis dix-huit mois, il livre en 17 ou 18. Personne n’a menti, personne n’a rien décidé, mais votre seuil de 150 protège désormais une réalité qui n’existe plus, et il vous manque une soixantaine de pièces à chaque cycle.
Sur mes premières années de terrain, en logistique humanitaire, j’ai passé un temps fou à affiner des formules de stock de sécurité. Coefficients, taux de service, écarts types, j’y croyais beaucoup. Un jour, un collègue plus âgé m’a fait compter physiquement les huit références les plus critiques d’un entrepôt. Sur les huit, six ne correspondaient pas à la fiche. Mes formules étaient justes, elles travaillaient simplement sur des chiffres faux. J’ai compris ce jour-là qu’on ne raffine jamais un calcul avant d’avoir fiabilisé ce qui entre dedans.
La méthode, en trois gestes
Ce n’est pas un chantier de logiciel. C’est trois gestes tenus dans la durée, sur le fichier que vous avez déjà.
- Fiabilisez l’entrée avant de calculer la sortie. Prenez vos vingt à trente références critiques, celles qui font l’essentiel des sorties ou qui arrêtent un chantier. Comptez-les physiquement, corrigez le fichier, et remettez ces mêmes références au comptage une fois par mois. Vingt références comptées vraiment valent mieux que quatre cents comptées une fois par an.
- Prenez vos vrais chiffres, pas ceux du contrat. La consommation moyenne se calcule sur les trois derniers mois de sorties réelles, pas sur une estimation. Le délai fournisseur se mesure sur vos cinq dernières commandes, date de commande contre date d’arrivée. Et notez, quelque part, le pire retard observé. C’est lui qui donne votre coussin.
- Recalculez tous les trimestres, et déclenchez au seuil. C’est ce dernier point qui casse en premier dans la vraie vie. Le seuil est bon, il est touché un mardi de rush, personne ne l’ouvre avant le vendredi, et les trois jours perdus se retrouvent en trois jours de rupture à l’arrivée.
Si vous voulez savoir ce que ces contrôles vous coûtent déjà en heures, le calculateur d’heures perdues vous donne un ordre de grandeur en deux minutes, tâche par tâche.
Quand un agent tient les formules à jour
Les trois gestes ci-dessus sont simples. Ils sont surtout quotidiens, et c’est précisément ce qui ne tient pas quand la semaine se remplit.
Un agent se branche sur vos outils existants, votre fichier de stock, vos emails, vos bons de livraison. Il enregistre les entrées quand la livraison arrive et les sorties quand la commande part, ce qui recale l’entrée principale de la formule, le stock affiché. Il recalcule la consommation moyenne sur les vraies sorties du trimestre, mesure le délai réel de chaque fournisseur commande après commande, et remonte le seuil tout seul quand ce délai s’allonge. Puis il compare chaque jour le stock au point de commande et vous prévient, avec la quantité à recommander.
Il ne décide rien à votre place. Il tient le calcul et la surveillance que personne n’a le temps de tenir, et vous rend l’arbitrage au moment où il sert encore.
Combien de temps et d’argent récupérés
Un agent de ce type s’installe en 2 à 4 semaines, sur vos outils, sans migration ni formation. Le gain se lit des deux côtés du seuil.
D’un côté, les ruptures qui se voient venir au lieu de se découvrir au coup de fil du client, avec les ventes sauvées, les transports express évités et les pénalités qui ne tombent pas. De l’autre, le surstock qui se dégonfle, parce qu’un seuil recalculé sur des données justes est presque toujours plus bas que le coussin de panique installé après la dernière rupture, et que chaque pièce en trop coûte environ 25 % de sa valeur par an. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, reprendre ce travail de fond sans changer votre façon de travailler.
Ces deux formules ne sont qu’une pièce du sujet. Le mécanisme complet de la rupture, ses quatre causes et le déclenchement au seuil, je le déroule dans comment éviter les ruptures de stock dans une PME. Le geste de base qui fiabilise l’entrée de la formule, noter chaque mouvement au moment où il se fait, est dans la fiche de stock à imprimer. Le tableau complet de ce que coûte un stock suivi à la main, heures de saisie, écarts et capital immobilisé, est dans l’article de fond gestion de stock sur Excel, le vrai coût pour une PME. Et si vous vous demandez si un outil dédié réglerait tout ça, j’ai posé le pour et le contre dans logiciel de gestion de stock ou agent IA, que choisir. La façon dont je passe de l’audit gratuit à l’agent posé chez vous est dans l’offre.