La définition, en clair
Une facture proforma est une facture pour la forme, et le mot latin dit exactement ce qu’il faut comprendre. Elle a l’apparence d’une facture, elle en porte tous les éléments, et elle n’en a aucun des effets. La douane française la définit comme une facture pour la forme ou devis, qui présente tous les éléments d’une facture ordinaire et originale, mais qui n’est pas prise en compte dans la comptabilité des entreprises et ne correspond à aucun paiement.
Trois conséquences en découlent, et elles suffisent à s’y retrouver. Elle ne s’enregistre pas en comptabilité. Elle ne rend aucune TVA exigible. Elle n’oblige personne à payer.
Elle n’est donc pas un document de second rang, c’est un document d’un autre moment. Elle vient avant la vente, quand l’acheteur a besoin de montrer à quelqu’un, sa banque ou son administration, ce qu’il s’apprête à acheter.
Pourquoi elle vous coûte du temps quand elle est mal employée
Le piège est toujours le même, et il se referme au pire endroit, à la frontière.
Une commande se prépare vite, la facture définitive n’est pas encore éditée, alors on glisse la proforma dans le dossier en se disant qu’on régularisera. La douane, elle, ne régularise pas. En cas d’indisponibilité de la facture commerciale au moment du dédouanement, la facture proforma ne peut pas en tenir lieu, elle doit être remplacée ultérieurement par la facture définitive. Le dossier reste ouvert, la marchandise attend, et les frais d’immobilisation courent.
Le second piège est plus discret. Une proforma émise en début de négociation, puis modifiée par téléphone sans être rééditée, et la facture finale ne colle plus ni à la liste de colisage ni au document de transport. Un écart entre les documents d’une même expédition suffit à l’immobiliser le temps qu’il soit justifié. Les références, les quantités et le numéro de commande doivent être identiques d’un document à l’autre, mot pour mot.
Comment on l’émet sans se tromper
Trois règles suffisent. Porter la mention Facture proforma en clair, pour que personne ne la confonde avec une facture définitive. Lui donner une durée de validité, parce que des prix annoncés en janvier ne valent plus en juin. Et la rééditer à chaque modification, plutôt que de corriger par email.
Quand la vente se fait, la facture définitive reprend la proforma à l’identique, et c’est elle seule qui part avec la marchandise, accompagnée de la liste de colisage. Le rapprochement entre la commande, la livraison et la facture se fait alors sans écart. Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui prépare ces documents depuis la commande et vérifie qu’ils disent tous la même chose avant que la marchandise parte. La façon dont l’installation se déroule est sur la page offre.