La définition, en clair
La RFA, remise de fin d’année, c’est une remise que vous ne voyez jamais sur une facture. Elle se calcule après coup, sur le total de vos achats d’une période. Le principe tient en une phrase, si vous achetez plus qu’un seuil convenu chez un fournisseur, il vous reverse un pourcentage, souvent par paliers. 1 pour cent au-delà de 80 000 euros, 2 pour cent au-delà de 120 000, par exemple.
Malgré son nom, elle n’est pas forcément annuelle. Le terme couvre en pratique toute remise différée, trimestrielle ou semestrielle comprise. Vous croiserez aussi BFA, bonification de fin d’année, le même mécanisme sous son nom de négoce, et AAR, avoir à recevoir, l’écriture comptable qui enregistre une RFA due mais pas encore versée.
Ce que dit la loi
Une RFA ne s’improvise pas. Le Code de commerce, article L441-3, impose une convention écrite entre fournisseur et distributeur qui mentionne les obligations réciproques, réductions de prix comprises. Sans accord écrit qui fixe les paliers, la période et le mode de règlement, avoir ou virement, la remise n’est tout simplement pas exigible.
C’est la première chose à vérifier. Si vos RFA vivent dans un accord verbal ou un email perdu, vous n’avez rien à réclamer le jour où le fournisseur oublie.
Pourquoi ça vous coûte de l’argent, en silence
La RFA est l’argent le plus facile à perdre d’une PME, parce que personne n’est chargé de la surveiller. Suivre une RFA, c’est cumuler ses achats fournisseur par fournisseur, au fil des factures, et comparer ce cumul aux paliers négociés. Un tableau simple, mais qui demande d’additionner chaque facture au fil de l’eau, exactement le genre de tâche qui saute les semaines chargées.
Le résultat se voit en janvier, et toujours trop tard. Un palier manqué à 4 000 euros près, alors qu’une commande de décembre aurait pu être avancée. Une remise due que le fournisseur n’a jamais versée, et que personne n’a réclamée. Des écarts entre le prix négocié et le prix facturé qui grignotent la remise sans que personne ne les voie.
Comment un agent suit vos paliers à votre place
Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui lit chaque facture fournisseur à son arrivée. Le cumul d’achats par fournisseur se tient tout seul, face aux paliers de vos accords, et vous êtes prévenu quand un palier approche, pendant qu’il est encore temps d’avancer une commande, ou quand une remise due n’est pas versée. La mécanique de lecture des factures est décrite dans l’article gestion des factures fournisseurs, le vrai coût pour une PME, les échéances de paiement dans la fiche délai de paiement, et la démarche complète dans l’offre.