Le moment où on vous demande d’expliquer
L’inventaire est fait. Le tableau sort, et il y a 4 200 euros de manquant. Vous le savez depuis une heure, votre expert-comptable le saura demain, et la question tombera dans cette forme là, « vous avez une explication ? »
C’est un moment inconfortable, et il l’est pour une mauvaise raison. La plupart des dirigeants répondent « de la démarque inconnue » ou « on a dû mal compter l’an dernier ». Ces deux phrases ne sont pas des explications, ce sont des façons de dire qu’on n’en a pas.
Ailleurs sur ce site, j’explique comment faire un inventaire et d’où viennent les écarts. Cette page ci traite ce qui vient après le comptage, le chiffre qu’on pose et la phrase qu’on écrit en face.
Comment se calcule un écart de stock
Deux lignes, et il faut faire les deux. Beaucoup s’arrêtent à la première.
En quantité, l’écart est le stock compté moins le stock théorique. Le signe compte, il porte la moitié de l’information.
En valeur, l’écart en quantité multiplié par le prix d’achat unitaire. Pas le prix de vente. On mesure ce que vaut le stock que vous détenez, pas la marge que vous n’avez pas faite.
| Cas | Le calcul | En valeur |
|---|---|---|
| Mali | 38 comptés, 52 au fichier, soit moins 14 à 14 € | moins 196 € |
| Boni | 61 comptés, 55 au fichier, soit plus 6 à 9 € | plus 54 € |
Un écart positif s’appelle un boni, un écart négatif un mali. Le mali est celui qui inquiète, et c’est normal, il sort de l’argent. Mais un boni qui revient n’est pas une bonne nouvelle. Il veut dire qu’on a saisi deux fois la même sortie, ou qu’une réception n’est jamais entrée dans le fichier. Les deux racontent la même chose, votre fichier ne suit pas le réel.
Un point qu’on oublie souvent, les deux ne se compensent pas. Additionner un boni de 54 euros et un mali de 196 euros pour annoncer 142 euros d’écart net donne un chiffre juste et une lecture fausse. Ce sont deux problèmes différents, avec deux causes différentes.
Ce que la loi attend de vous, et ce qu’elle n’attend pas
Aucun texte n’interdit d’avoir des écarts. Toute entreprise qui manipule des marchandises en a.
Ce que l’article L123-14 du Code de commerce exige, c’est que vos comptes annuels soient « réguliers, sincères » et donnent « une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat ». Un stock surévalué dans vos comptes parce que l’écart n’a pas été passé, c’est une image qui n’est pas fidèle.
| Ce qui est attendu | Ce qui ne l’est pas |
|---|---|
| Constater l’écart | N’avoir aucun écart |
| Le valoriser au coût d’achat | Le compenser entre boni et mali |
| Le corriger dans les comptes | Le corriger sans rien en dire |
| Garder les pièces 10 ans | Un formalisme particulier |
La dernière ligne mérite un mot. Vos feuilles de comptage signées sont des pièces justificatives au sens de l’article L123-22, elles se conservent dix ans. C’est ce qui transforme votre explication en preuve le jour où quelqu’un la conteste.
Devant qui vous le justifiez
Ils ne cherchent pas la même chose, et c’est pour ça qu’une réponse unique ne satisfait personne.
| Qui demande | Ce qu’il veut vraiment |
|---|---|
| L’expert-comptable | que l’écart soit passé et documenté, pour que les comptes tiennent |
| Un associé | que ce ne soit pas du vol, et que ça ne recommence pas |
| L’assureur | une date, un lieu, un chiffre, si vous déclarez un sinistre |
| Un client sous contrat | que son stock dédié soit intact, ou qu’on lui dise vite |
L’expert-comptable se contente d’un chiffre propre et d’une ligne d’explication. L’associé, lui, veut savoir ce que vous avez changé. C’est la question à laquelle il faut préparer une réponse.
En logistique humanitaire, chaque écart d’inventaire partait dans un rapport lu par un bailleur qui finançait la marchandise. J’ai appris là une chose que je n’ai jamais oubliée. Personne ne reprochait un écart, tout le monde reprochait un écart mal expliqué. Un manquant de 300 kilos avec une date, un numéro de mouvement et une correction de procédure passait sans un mot. Le même manquant écrit « perte non identifiée » déclenchait un audit.
La formulation qui tient
Une explication solide contient trois choses, toujours les mêmes. Une période, un geste nommé, et un changement. Retirez-en une, elle s’effondre.
| Ce qu’on écrit souvent | Ce qui tient vraiment |
|---|---|
| Démarque inconnue | 7 sorties de dépannage non saisies, 3 au 18 mars |
| Erreur de comptage | Référence rangée en 2 zones, comptée une fois |
| Casse | 4 unités cassées le 12 mai, photo au dossier |
| Vol probable | 0 mouvement tracé, plainte déposée le 6 juin |
| Erreur fournisseur | 8 reçus sur 10 facturés, avoir demandé le 2 avril |
Regardez la colonne de droite. Chaque ligne pointe vers un document que vous avez déjà, un bon de livraison, une photo, un avoir. C’est là que le rapprochement entre commande, livraison et facture paie une deuxième fois, il fournit les pièces de vos explications.
Le seuil de tolérance, à poser avant de compter
Un seuil décidé après le comptage n’est pas un seuil, c’est une excuse. Posez-le avant.
La règle que je vois le mieux fonctionner dans une PME, recomptage systématique au-delà de 2 % de la quantité théorique ou de 50 euros de valeur, le plus contraignant des deux s’appliquant. Sur les références chères ou sensibles, zéro tolérance, tout écart se recompte.
Ce seuil a un effet secondaire utile. Il vous dit lesquelles de vos références méritent d’être comptées plus souvent, ce qui est exactement l’entrée du planning d’inventaire tournant. Et un stock fiable, c’est un point de commande qui se déclenche au bon moment, le calcul est détaillé dans le point de commande et le stock de sécurité.
Quand un agent reprend le relais
Le comptage reste à vous. La justification, non.
Un agent posé sur vos outils existants calcule et valorise chaque écart au coût d’achat, sépare les boni des mali au lieu de les compenser, et surtout va chercher tout seul les mouvements de la période autour de l’écart pour vous proposer la cause probable, cette sortie non saisie du 12 mars que vous auriez mis deux heures à retrouver. Vous validez, il écrit la ligne. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe, de l’audit à l’agent en service, est dans l’offre.
Ce que vous récupérez
Le gain immédiat est la réunion qui ne dérape pas. Un tableau d’écarts valorisés avec une cause datée en face de chaque ligne, et la conversation dure dix minutes au lieu d’une demi-journée.
Le gain durable est ailleurs. Écrire les causes pendant deux ou trois cycles fait apparaître une concentration que personne ne soupçonnait, presque toujours un seul geste qui explique la moitié de la valeur. À partir de là vous ne réduisez plus des écarts, vous corrigez une habitude, et c’est la seule chose qui les fasse baisser durablement.
Commencez par le plus simple. Au prochain comptage, ajoutez une colonne Cause à côté de la colonne Écart, et interdisez-vous de la laisser vide. Le registre du kit d’inventaire la porte déjà.