La définition, en clair
Un bon de réception, ou BR, est le document que vous établissez quand une livraison arrive. Il porte trois chiffres par ligne, la quantité commandée, la quantité reçue et la quantité acceptée, puis une décision, accepté, accepté avec réserves ou refusé.
C’est le document qui manque dans la plupart des PME. On y trouve le bon de commande et le bon de livraison, rarement le bon de réception, alors que c’est le seul des trois que vous écrivez vous-même. Le BL dit ce que le fournisseur affirme avoir expédié. Le BR dit ce que vous avez compté.
Pourquoi son absence vous coûte de l’argent
Sans bon de réception, personne n’écrit ce qui a été accepté. La marchandise entre, la facture arrive au complet, et le manquant se découvre trois semaines plus tard, quand il n’est plus réclamable. Le bon de livraison signé sans réserve joue même contre vous, il atteste que vous avez accepté la livraison telle qu’elle est arrivée.
Le BR sert aussi de garde-fou au paiement. Le visa bon à payer ne se donne que si la quantité acceptée est bien celle qui sera facturée. C’est ce qui rend possible le rapprochement entre la commande, la réception et la facture. Quand un transporteur est intervenu, les réserves à la livraison se confirment sous 3 jours, sinon le recours s’éteint.
Comment un agent reprend la surveillance
Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui lit les bons de livraison qui arrivent, les compare aux commandes, tient le registre des réceptions et signale l’écart tant qu’il est encore réclamable. Le modèle Excel prêt à remplir est dans l’article modèle de bon de réception marchandise Excel, et la façon dont l’installation se déroule est sur la page offre.