La définition, en clair
Une commande de régularisation est un bon de commande créé après la dépense, pour la rattacher au circuit. Le technicien est venu, le transporteur a roulé, la facture est là, et elle ne peut pas être validée tant qu’aucune commande ne lui correspond. On crée donc la commande, au montant de la facture, et tout rentre dans l’ordre.
Dans les papiers, oui. Le bon de commande sert d’abord à décider, avant de s’engager, de ce qu’on achète, à quel prix et auprès de qui. Une commande établie après coup recopie la facture. Elle ne décide plus rien.
Pourquoi elle vous coûte de l’argent
Le premier coût est invisible. Chaque commande de régularisation fait disparaître un achat hors commande des statistiques. La dépense a été engagée sans prix convenu, et le tableau de bord affiche un circuit parfaitement tenu. Plus on régularise, moins on voit ce qu’il faudrait corriger.
Le second coût tient au prix. Une dépense sans commande préalable n’a pas de prix de référence, donc rien à quoi comparer la facture. La loi le dit à sa manière. L’article L441-9 du Code de commerce impose que la facture mentionne le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Sans commande préalable, la facture n’a rien à reprendre, et c’est le fournisseur qui fixe le prix en l’écrivant.
Comment on en fait moins
Il faut d’abord les compter. Dans le tableau de bord achats Excel, une facture arrivée sans bon de commande s’inscrit comme achat hors commande, même si une commande est créée ensuite pour la régulariser, et le tableau de bord en calcule la part. Au bout de trois mois, la liste des fournisseurs concernés est courte, et chacun appelle sa solution, un forfait écrit, une commande ouverte, un devis par mail avant l’intervention.
Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui repère la facture arrivée sans commande le jour où elle arrive, et non le jour où il faut la payer. La façon dont l’installation se déroule est sur la page offre.