La définition, en clair
L’accusé de réception de commande, ou ARC, est la réponse écrite du fournisseur à votre bon de commande. Il dit trois choses, je prends la commande, aux prix et quantités que voici, et je livrerai à cette date. Certains fournisseurs l’appellent confirmation de commande, c’est le même document.
Sa valeur tient à une différence de vocabulaire. Le bon de commande porte une date souhaitée, celle que vous avez demandée. L’ARC porte une date confirmée, celle que le fournisseur s’engage à tenir. Tant que vous n’avez que la première, vous ne suivez pas une livraison, vous suivez un souhait.
Pourquoi son absence vous coûte de l’argent
Sans ARC, aucun retard n’est mesurable, puisqu’il n’y a pas de date de référence. Le fournisseur qui livre trois semaines après votre date souhaitée n’a rien promis, et le jour où ce retard vous coûte, vous n’avez rien à lui opposer. L’article 1610 du Code civil permet à l’acheteur de demander la résolution de la vente ou sa mise en possession quand le vendeur ne délivre pas « dans le temps convenu ». Convenu, pas souhaité.
L’autre coût est plus quotidien. Une commande sans confirmation est une commande que personne ne surveille, parce qu’il n’y a rien à surveiller. Le retard se découvre le jour où la pièce manque, la relance part ce jour-là, sans mise en demeure préalable, et l’article 1231-1 du Code civil n’ouvre les dommages et intérêts pour retard qu’après cette mise en demeure.
Comment un agent reprend la surveillance
Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, installe un agent qui lit les accusés de réception qui arrivent par mail, reporte la date confirmée dans le tableau de suivi, et relance de lui-même le fournisseur qui n’a rien confirmé au bout de trois jours. Le modèle Excel qui tient ce suivi à la main est dans l’article tableau de suivi des livraisons Excel, et la façon dont l’installation se déroule est sur la page offre.