Le modèle, tout de suite
Vous cherchez un tableau de suivi des livraisons Excel, le voici. Quatre onglets, prêts à servir. Le suivi lui-même, une ligne par commande ouverte, la date souhaitée et la date confirmée côte à côte, le reste à livrer, le retard en jours et le statut calculés. Un tableau de bord avec six compteurs et le taux de service de chaque fournisseur, graphique compris. Le même suivi dans l’autre sens pour vos expéditions clients, avec la preuve de livraison et la limite du recours transporteur. Et un mode d’emploi d’une page.
Voici à quoi ressemble l’onglet que vous ouvrirez le lundi matin.
Il est à vous, sans condition. La suite explique pourquoi ce tableau-là couvre le seul moment de la chaîne d’achat qu’aucun document ne couvre, et ce que ça coûte quand personne ne regarde.
Le trou entre la commande et la réception
La scène, vous la connaissez. Le bon de commande est parti il y a trois semaines, avec une date de livraison souhaitée. Le fournisseur a répondu « bien reçu », ou n’a rien répondu. Depuis, la commande vit dans un mail, dans un classeur, dans la tête de la personne qui l’a passée. Personne ne la regarde, parce qu’il n’y a rien à regarder, il ne s’est rien passé.
Puis l’atelier appelle, ou le préparateur, ou le client. La pièce n’est pas là. On cherche le mail. On appelle le fournisseur, qui découvre le retard en même temps que vous, ou qui avait prévenu quelqu’un d’autre, il y a dix jours, sur un autre fil. La relance part ce jour-là, trois semaines après la commande, le jour où le retard coûte déjà.
Ce trou entre le bon de commande et le bon de réception n’est couvert par aucun document. Le BC dit ce que vous avez demandé, le BR ce que vous avez accepté. Entre les deux, l’information existe, mais elle n’est portée par aucun système, elle est portée par des personnes. La date confirmée est dans un accusé de réception que personne n’a reporté. Le décalage annoncé est dans une réponse à un mail. Le reliquat de la dernière livraison partielle est dans la mémoire du réceptionnaire.
Et les retards, eux, ne vont pas disparaître. En juillet 2026, 11 pour cent des entreprises industrielles françaises déclaraient encore des difficultés d’approvisionnement, plus d’un tiers dans l’aéronautique, selon l’enquête mensuelle de conjoncture de la Banque de France, menée auprès d’environ 8 500 entreprises. Vos fournisseurs ont eux-mêmes des fournisseurs. La question n’est pas de savoir si une date bougera, c’est de savoir si vous l’apprendrez le jour où elle bouge ou le jour où elle coûte.
Sur les missions où j’ai travaillé, le tableau de suivi des commandes s’appelait le pipeline, et c’était le premier fichier qu’on ouvrait le lundi. Une ligne par commande, la date confirmée par le fournisseur, l’étape où elle en était. Quand une date bougeait, on le savait la semaine où elle bougeait, pas le matin où le camion n’arrivait pas. Ce n’était pas un outil sophistiqué, c’était une discipline, et c’est elle qui faisait la différence entre un retard géré et une distribution annulée.
Ce qu’un tableau de suivi des livraisons doit contenir
Chaque colonne sert une décision. Un tableau qui n’a que le numéro de commande et une date est un carnet, pas un suivi.
| Colonne | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| Numéro de BC, fournisseur, objet, quantité | Le fil qui relie la ligne au bon de commande, puis au bon de réception |
| Date souhaitée | Ce que vous avez demandé. Un souhait, pas un engagement |
| ARC reçu et date confirmée | Ce que le fournisseur s’est engagé à tenir. Sans elle, aucun retard n’est mesurable |
| Quantité livrée à ce jour, reste à livrer | Une livraison partielle ne ferme pas la ligne. Le reliquat reste visible jusqu’à zéro |
| Retard en jours, calculé | Sur la date confirmée quand elle existe, sur la date souhaitée sinon. Il se garde après la livraison, c’est lui qui nourrit le taux de service |
| Statut, calculé | En retard, sans ARC, reliquat, cette semaine, en cours, livrée. L’ordre du lundi matin |
| Dernière relance, commentaire daté | Votre preuve, le jour où le retard finit en réclamation |
La colonne qui change tout est la date confirmée. Un fournisseur qui n’a pas confirmé n’est pas en retard, il n’est nulle part, et c’est pire. L’accusé de réception de commande transforme votre date souhaitée en date convenue. Le mot n’est pas anodin, c’est celui du Code civil. L’article 1610 permet à l’acheteur, quand le vendeur ne délivre pas « dans le temps convenu », de demander la résolution de la vente ou sa mise en possession. Pas de date confirmée, pas de temps convenu, et pas de recours propre.
C’est pour cette raison que le modèle passe une ligne à « Sans ARC, relancer » au bout de trois jours sans confirmation. Une commande sans accusé de réception n’est pas une commande en cours, c’est un mail parti.
Ce qu’un retard non vu coûte, en clair
Le retard en lui-même coûte rarement grand-chose. C’est le retard découvert tard qui coûte, parce qu’il arrive au pire moment et sans dossier. Quatre choses se passent, presque toujours dans cet ordre.
| Ce qui se passe | Ce que ça devient |
|---|---|
| La pièce manque le jour où on en a besoin | Un atelier arrêté, une commande client qui part en retard, ou une rupture de stock qui se découvre quand le client appelle |
| La relance part trois semaines après | Un fournisseur qui n’a jamais été mis en demeure, donc pas de dommages et intérêts pour le retard, article 1231-1 du Code civil |
| La livraison partielle est notée « reçue » | Un reliquat que plus personne ne suit, facturé au complet, parfois payé, jamais réclamé |
| La réclamation transport dort | Des réserves qui n’ont pas été confirmées sous 3 jours, un recours qui s’éteint au bout d’un an |
Le deuxième point est celui que presque personne ne fait. Le jour où un retard vous coûte de l’argent, la loi ne vous demande pas d’avoir été patient, elle vous demande d’avoir été formel. Une relance écrite le jour où la date confirmée passe est une preuve datée. Une relance trois semaines plus tard, après six coups de téléphone dont il ne reste rien, est un agacement. Les quatre niveaux de relance et leurs modèles de mail sont dans l’article sur la relance fournisseur. Ce tableau-ci sert à ce que le premier parte à temps.
Le troisième point est le plus silencieux. Vingt palettes attendues, dix-huit livrées, la ligne passe à « reçu » parce que le camion est venu. Les deux palettes manquantes ne sont écrites nulle part, ou dans un commentaire que personne ne relira. Elles arriveront sur la facture, et le rapprochement ne les verra pas, puisque la commande est marquée soldée. Le modèle ne ferme une ligne que quand le reste à livrer tombe à zéro, et pas avant.
Ce raisonnement n’est pas une statistique de marché, c’est un ordre de grandeur à refaire avec vos propres commandes. Prenez celles qui sont ouvertes aujourd’hui. Si vous en avez quarante, combien de dates confirmées connaissez-vous sans ouvrir un mail ? La différence entre les deux nombres, c’est le nombre de retards que vous découvrirez le jour où ils coûtent.
Les trois réflexes que le tableau installe
- Exiger la date confirmée, pas la souhaitée. À chaque bon de commande envoyé, une ligne s’ouvre avec le statut « À confirmer ». Trois jours plus tard, sans accusé de réception, elle passe à « Sans ARC, relancer ». Ce réflexe seul supprime la moitié des retards, ceux dont le fournisseur n’a jamais su qu’il était attendu à une date précise.
- Lire les statuts le lundi, dans l’ordre. « En retard » et « Sans ARC » se traitent le jour même, par écrit. « Cette semaine » se prépare, la place sur le quai, la personne qui comptera, le bon de réception pré-rempli avec la quantité commandée. « Reliquat à suivre » se relance. Le reste attend, et c’est tout l’intérêt, vous ne regardez que ce qui le mérite.
- Ne fermer une ligne qu’à zéro. La quantité livrée se saisit à chaque passage, le reste à livrer se recalcule, et tant qu’il n’est pas à zéro la commande n’est pas soldée. Le reliquat de la livraison partielle reste sous vos yeux au lieu de disparaître dans un commentaire, et la facture qui arrivera au complet trouvera en face une commande encore ouverte.
Fournisseur par fournisseur, qui tient ses dates
Le retard calculé ne sert pas seulement le lundi. Il se garde après la livraison, et c’est lui qui nourrit le seul chiffre qui pèse dans une négociation, le taux de service. Livraisons arrivées complètes et à la date convenue, divisées par livraisons terminées. C’est l’indicateur que la grande distribution appelle OTIF, on time in full, et qu’elle impose à ses fournisseurs, Walmart exige 98 pour cent depuis 2020 sous peine de pénalités, d’après la fiche de Mecalux sur l’indicateur.
Une PME n’a pas besoin de 98 pour cent. Elle a besoin du chiffre. « Vous livrez en retard une fois sur deux, en moyenne quatre jours après la date que vous avez confirmée » n’est pas une plainte, c’est un fait, et un fournisseur ne le conteste pas quand il vient d’un tableau qu’il peut relire ligne à ligne. Le tableau de bord du modèle le calcule pour chaque fournisseur, avec le retard moyen en jours, et le colore en trois zones, sous 80 pour cent, entre 80 et 95, au-dessus. Ces seuils sont les miens, ajustez-les, l’important est d’en avoir.
Ce chiffre a une deuxième utilité, moins évidente. Il vous dit où mettre le stock de sécurité. Un fournisseur à 50 pour cent avec quatre jours de retard moyen, c’est un délai de réapprovisionnement réel de quatre jours plus long que celui qui figure dans vos calculs de point de commande. Le tableau de suivi des livraisons est souvent le premier endroit où l’on découvre que le délai fournisseur qu’on utilise partout est faux.
Et dans l’autre sens, vos livraisons à vos clients
Le quatrième onglet fait le même travail pour ce que vous expédiez. La date promise au client, le transporteur et son numéro de suivi, la date livrée, et une colonne que presque personne ne tient, la preuve de livraison récupérée, oui ou non. Une livraison dont vous n’avez pas la preuve est une facture que le client peut contester, et une facturation qui attend.
Le modèle ajoute la date limite du recours contre le transporteur, un an à compter de la livraison selon l’article L133-6 du Code de commerce. Un an paraît long, c’est exactement pour cela que les dossiers dorment. Les photos se perdent, l’interlocuteur change, et le jour où quelqu’un rouvre le dossier, le délai est passé. Si vous vendez en ligne, l’article sur la logistique e commerce détaille le reste de cette chaîne.
Là où le tableau s’arrête, et où le travail commence
Soyons francs. Ce tableau calcule les retards, il ne lit pas les mails de vos fournisseurs. Il ne sait pas que l’accusé de réception est arrivé mardi dans la boîte de quelqu’un d’autre. Il ne voit pas le « décalé au 28 » glissé en bas d’une réponse. Il ne sait pas que le bon de livraison a été signé ce matin sur le quai. Tout cela, il faut que quelqu’un le tape, chaque jour, et c’est précisément ce qui ne se fait pas la semaine où tout le monde court. C’est le point où le suivi des bons de commande sur Excel finit toujours par céder, non pas parce que le tableau est mauvais, mais parce que la personne qui le tient a autre chose à faire.
Quand le volume dépasse ce qu’une personne peut suivre de tête, la réponse n’est pas un logiciel de plus. Un agent posé sur vos outils lit les accusés de réception qui arrivent, reporte la date confirmée dans le tableau, repère le décalage annoncé dans une réponse, vous signale le retard le jour où il commence, prépare la relance et rapproche la livraison de la commande quand le bon arrive. Vos équipes continuent de travailler sur le même modèle Excel, elles arrêtent de le nourrir à la main. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe est sur la page offre.
Commencez par le tableau, le kit est à vous. Mettez la date confirmée à côté de la date souhaitée, exigez la première à chaque commande, et vos prochains retards se verront le jour où ils commencent, avec une relance datée, au lieu du jour où ils coûtent.
Les documents qui encadrent ce tableau existent aussi, le modèle de bon de commande Excel qui ouvre chaque ligne, le modèle de bon de réception qui la ferme, et le modèle de bon de livraison pour ce que le transporteur vous remet entre les deux.