Le modèle, tout de suite
Vous cherchez une fiche fournisseur Excel, la voici, avec la base de données fournisseurs qui va derrière. Cinq onglets, prêts à servir. Une base, une ligne par fournisseur. Une fiche imprimable qui se remplit seule quand vous choisissez un nom. Les échéances des pièces de vigilance, de la plus urgente à la plus lointaine. Un journal des changements de RIB, qui bloque toute demande tant que personne n’a rappelé le fournisseur. Et un mode d’emploi d’une page.
Voici la fiche que vous donnerez à la personne qui remplace l’acheteur pendant ses congés.
Il est à vous, sans condition. La suite explique ce qu’une fiche fournisseur doit contenir, et pourquoi la ligne la plus précieuse n’est pas celle qu’on croit.
« Nous changeons de banque, merci de mettre à jour notre RIB »
Mardi matin, le mail arrive à la comptabilité. Il vient du fournisseur de film étirable, celui qu’on paie tous les mois depuis quatre ans. Même adresse d’expéditeur, même logo, même signature. Le fournisseur change de banque, le nouveau RIB est en pièce jointe, et la facture de juin est à régler vendredi.
La comptable fait ce qu’il faut. Elle veut vérifier. Le numéro du commercial est dans le téléphone de l’acheteur, qui est en congés. Elle cherche dans les mails et trouve un numéro, dans la signature du message. Elle appelle, on lui confirme très aimablement le changement. Le virement part vendredi.
Le numéro de la signature était celui de l’escroc. La messagerie du fournisseur avait été piratée, le mail était vrai, c’est son contenu qui était faux. Tout ce qu’il fallait pour l’éviter existait pourtant, un numéro de téléphone connu et fiable. Il était simplement rangé dans la tête et dans le téléphone d’une seule personne. C’est toute la question de la fiche fournisseur. L’information n’est portée par aucun système, elle est portée par des personnes, et elle manque le jour où la personne n’est pas là.
Le faux RIB, une fraude taillée pour les entreprises qui paient des factures
La Banque de France publie chaque année l’état de la fraude aux moyens de paiement. Son rapport 2025 consacre un passage aux faux ordres de virement qui visent les entreprises, les administrations et les collectivités. Il en décrit deux modes opératoires principaux. Le premier est la fraude aux coordonnées bancaires, où l’escroc usurpe l’identité d’un fournisseur et prétexte un changement de RIB « aux fins de détourner le paiement des factures ». Le second est la fraude au président.
Les chiffres sont ceux que la police judiciaire a recensés, et le rapport prévient qu’ils sont un échantillon, pas un total.
| Faux ordres de virement contre des personnes morales | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
| Affaires portées à la connaissance de la police judiciaire | 680 | 640 |
| Préjudice total | 36 millions d’euros | 43 millions d’euros |
| Préjudice moyen par affaire, notre calcul | environ 53 000 euros | environ 67 000 euros |
Moins d’affaires, et des affaires plus lourdes. Le même rapport note que les outils d’intelligence artificielle permettent désormais de produire « des courriels parfaitement falsifiés ». Le soin du mail ne prouve donc plus rien.
La plateforme publique cybermalveillance.gouv.fr ajoute un détail qui change tout. Cette fraude fait parfois suite « au piratage et à l’utilisation de la messagerie » du fournisseur usurpé. Vérifier l’adresse de l’expéditeur ne sert alors à rien, elle est exacte. Ce qui protège tient en peu de choses.
| Le réflexe | Protège-t-il ? |
|---|---|
| Vérifier l’adresse de l’expéditeur | Non, si la messagerie du fournisseur est piratée |
| Rappeler le numéro indiqué dans le mail | Non, c’est souvent celui de l’escroc |
| Rappeler le numéro que vous aviez déjà, celui de la fiche | Oui, c’est le conseil de cybermalveillance.gouv.fr |
| Faire valider le changement par une seconde personne | Oui, sans dérogation possible, même pressé |
Le conseil officiel tient en une phrase, appeler son créancier « sur son numéro habituel ». Encore faut-il que ce numéro soit écrit quelque part, avant que la demande arrive.
En mission, aucun paiement ne partait vers un compte qui n’était pas déjà dans le dossier du fournisseur. Le dossier s’ouvrait avant la première commande, avec l’enregistrement de l’entreprise et ses coordonnées bancaires. Un changement de banque demandait un courrier signé, puis un appel au contact que l’on connaissait déjà. C’était lent, et personne ne s’en plaignait deux fois. Le jour où une demande est fausse, cette lenteur est exactement ce qui vous protège.
Ce qu’une fiche fournisseur doit contenir
Six blocs suffisent. La plupart des modèles en ligne en oublient deux, la banque vérifiée et les pièces de vigilance, qui sont justement ceux qui coûtent cher quand ils manquent.
| Le bloc, et ce qu’on y note | Pourquoi |
|---|---|
| Identité. Raison sociale, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, adresse, ce qu’il vous fournit | Le SIREN du vendeur figure obligatoirement sur ses factures, c’est la clé qui rattache chaque facture à la bonne fiche |
| Contacts. Le commercial, la comptabilité, et un téléphone de contre-appel | Le contre-appel se prend sur un document sûr, un devis signé, une facture papier, jamais sur un mail |
| Conditions d’achat. Délai de paiement convenu, franco de port, minimum de commande, délai de livraison | Ce qui a été négocié une fois, et que personne ne retrouve au moment de commander |
| Banque. IBAN, BIC, date du contre-appel qui l’a confirmé, et qui l’a fait | Un IBAN sans date de confirmation est un IBAN que personne n’a vérifié |
| Vigilance. Attestation URSSAF vérifiée le, Kbis reçu le, prochaine échéance | Obligatoire dès 5 000 euros hors taxes, à renouveler tous les six mois |
| Suivi. Référencé le, fiche mise à jour le, commentaire | Une fiche sans date de mise à jour ne dit pas si elle est encore vraie |
Les conditions d’achat méritent un mot. Le seuil de franco de port, ce montant de commande à partir duquel le fournisseur prend le transport à sa charge, se négocie une fois et s’oublie ensuite, alors qu’il devrait guider chaque commande. Le délai de paiement convenu dit quand payer, dans la limite que fixe la loi au délai de paiement. Ces conditions ont leur place sur la fiche, parce que c’est là qu’on les cherche au moment de remplir le bon de commande.
Le SIREN, lui, prend un poids nouveau. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Une facture électronique est une donnée structurée, qu’un outil rattache à la bonne fiche par ce numéro, encore faut-il qu’il y figure. Le détail du calendrier est dans l’article sur la facture électronique obligatoire.
Fiche fournisseur ou base de données fournisseurs ? Les deux, et c’est le même fichier. La base de données fournisseurs Excel tient une ligne par fournisseur et une colonne par information. La fiche n’en est qu’une vue. Dans le kit, on choisit un nom dans une liste, et chaque champ va chercher sa valeur sur la bonne ligne avec les formules INDEX et EQUIV. Deux fichiers qu’on tient à la main finissent toujours par se contredire. Un fichier et une vue, jamais.
Ce que la loi vous demande déjà de tenir
Une partie de la fiche n’est pas une bonne pratique, c’est une obligation. Le Code du travail impose à toute entreprise de vérifier son cocontractant « lors de la conclusion d’un contrat » puis « périodiquement jusqu’à la fin de l’exécution du contrat », dès que le contrat porte sur l’exécution d’un travail, une prestation de services ou « l’accomplissement d’un acte de commerce » (article L8222-1). Le seuil est de 5 000 euros hors taxes (article R8222-1).
Dans une PME qui stocke et expédie, cela vise d’abord le transporteur sous contrat, le prestataire de maintenance des chariots, la société de nettoyage de l’entrepôt et l’agence d’intérim.
| Pièce à obtenir | Quand | Le texte |
|---|---|---|
| L’attestation de vigilance URSSAF, de moins de six mois, dont vous vérifiez l’authenticité | À la signature, puis tous les six mois jusqu’à la fin du contrat | Code du travail, article D8222-5 |
| Un extrait Kbis, ou un document portant le numéro d’immatriculation | À la signature, puis tous les six mois | Code du travail, article D8222-5 |
| Pour un fournisseur établi à l’étranger, son numéro de TVA et un document sur sa situation sociale | À la signature, puis tous les six mois | Code du travail, article D8222-7 |
L’authenticité se vérifie sur le site de l’URSSAF, en saisissant le code de sécurité à 15 caractères qui figure sur l’attestation. C’est ce geste que la fiche doit dater. Avoir le PDF dans un dossier prouve que vous l’avez reçu, pas que vous l’avez vérifié.
L’enjeu n’est pas une amende de principe. Celui qui n’a pas vérifié est tenu solidairement, avec un cocontractant verbalisé pour travail dissimulé, de ses impôts, cotisations, pénalités et rémunérations dues (article L8222-2). L’URSSAF précise qu’elle peut aussi annuler les exonérations de cotisations de vos propres salariés sur la période concernée.
Ce que l’absence de fiche coûte, en clair
Le coût ne se lit sur aucune ligne comptable. Il apparaît le jour où l’information manque, et toujours à quelqu’un qui n’y était pour rien.
| Ce qui se passe | Ce que ça devient |
|---|---|
| Un RIB changé sur la foi d’un mail | Un virement parti chez un escroc, et un fournisseur qui attend toujours d’être payé |
| Une attestation de vigilance jamais redemandée | Une solidarité financière si le prestataire recourt au travail dissimulé |
| Un franco de port oublié | Des frais de transport payés sur des commandes qui pouvaient les éviter |
| Un délai de paiement négocié à 45 jours fin de mois, payé à 30 jours | De la trésorerie avancée au fournisseur, sans raison |
| L’acheteur absent | Personne ne sait qui appeler, ni à quelles conditions on achète |
Faites le test avec vos propres fournisseurs, c’est le seul qui compte. Prenez les dix plus gros, ceux que le tableau de bord achats place en tête. Pour chacun, sans ouvrir une boîte mail, pouvez-vous donner son SIREN, le numéro que vous rappelleriez pour confirmer un RIB, et la date de sa dernière attestation de vigilance ? Chaque case vide est une information qui ne vit que dans la tête de quelqu’un.
Les trois réflexes que le modèle installe
- Écrire la fiche le jour de l’ouverture de compte. Quand un fournisseur veut obtenir une première commande, il envoie son Kbis, son RIB et son attestation sans se faire prier. Six mois plus tard, il faut souvent les réclamer plusieurs fois. C’est le seul moment où l’information est gratuite.
- Un RIB ne change jamais sur un mail. La demande entre au journal, le fournisseur est rappelé au numéro de sa fiche, une seconde personne valide, et seulement ensuite la fiche change. La plateforme cybermalveillance.gouv.fr recommande une procédure de validation interne « non dérogeable » des changements de coordonnées bancaires. Non dérogeable veut dire que l’urgence du fournisseur n’est pas une raison de sauter une étape.
- Une date sur chaque pièce. La date de vérification de l’attestation, pas seulement le document. La date de confirmation de l’IBAN, pas seulement le numéro. La prochaine échéance se calcule alors toute seule, et l’onglet Échéances vous dit un mois avant qui relancer. La relance elle-même peut reprendre le modèle de mail de relance fournisseur.
La fiche est aussi le bon endroit pour noter ce que les autres tableaux mesurent. Le délai de livraison convenu se compare au délai réel suivi dans le tableau de suivi des livraisons, et la part de vos achats confiée à chaque fournisseur se lit dans son taux de dépendance.
Là où le modèle s’arrête, et où le travail commence
Soyons francs. Ce classeur tient ce que vous y saisissez. Il ne relance personne quand une attestation arrive à échéance, il ne vérifie pas son code de sécurité, et il ne voit pas qu’une facture arrivée ce matin porte un IBAN qui n’est pas celui de la fiche. Il tient tant qu’une personne le fait vivre, au moment précis où elle a autre chose à faire.
Quand le nombre de fournisseurs dépasse ce qu’une personne peut suivre, la réponse n’est pas un logiciel de plus. Un agent posé sur vos outils redemande l’attestation un mois avant son échéance, vérifie son authenticité auprès de l’URSSAF, range la preuve avec sa date, et compare l’IBAN de chaque facture reçue à celui de la fiche. Quand ils diffèrent, le paiement attend un contre-appel, et quelqu’un est prévenu le jour même. Vos équipes gardent la même base, elles arrêtent de la nourrir à la main. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe est sur la page offre.
Commencez par vos dix plus gros fournisseurs, le kit est à vous. Notez pour chacun le numéro que vous rappelleriez, pendant que vous le connaissez encore, et le prochain faux RIB tombera sur une procédure au lieu de tomber sur quelqu’un.