Le modèle, tout de suite
Vous cherchez un tableau Excel de suivi des contrats fournisseurs, le voici. Quatre onglets, prêts à servir. Un registre, une ligne par contrat, où l’échéance en cours, la date limite pour décider et le statut se calculent seuls. Un onglet À décider, qui additionne ce qui repartira pour un an si personne ne tranche dans les 90 jours. Une lettre de non-reconduction qui se remplit depuis le registre. Et un mode d’emploi d’une page.
Voici l’onglet que vous ouvrirez le premier lundi du mois.
Il est à vous, sans condition. La suite explique pourquoi l’échéance n’est pas la date à surveiller, et ce que la loi ne fera pas à votre place.
« Le contrat est reparti pour un an »
Fin septembre, le responsable logistique veut rendre deux chariots électriques. Depuis le nouveau rayonnage, ils ne sortent plus. La location dure depuis trois ans, 780 euros hors taxes par mois pour les deux. Le contrat se termine en mars, parfait, on arrêtera là.
On ressort le contrat du dossier du directeur, qui l’avait signé. Page quatre, la clause de durée : reconduction tacite par périodes de douze mois, sauf résiliation par lettre recommandée « au moins six mois avant l’échéance ». Six mois avant mars, c’était le 10 septembre. Il y a trois semaines.
Personne n’a été négligent. La date n’était simplement écrite nulle part ailleurs que dans cette clause, et dans la mémoire d’une personne qui avait autre chose à retenir. Le contrat repart pour douze mois, soit 9 360 euros hors taxes pour deux chariots qui dorment. L’information n’est portée par aucun système, elle est portée par des personnes, et elle manque le jour où il faut agir.
Entre professionnels, personne ne vous préviendra
Beaucoup de dirigeants pensent que le fournisseur doit rappeler la date limite avant de reconduire un contrat. C’est vrai, mais pas pour eux. L’article L215-1 du Code de la consommation, issu de la loi Chatel, oblige le prestataire à informer par écrit, « au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant », de la possibilité de ne pas reconduire, avec la date limite « dans un encadré apparent ». Ce texte protège le consommateur.
| Qui a signé | Prévenu de la date limite ? |
|---|---|
| Un particulier, pour lui-même | Oui, par écrit, un à trois mois avant (Code de la consommation, article L215-1) |
| Une personne morale qui n’agit pas à des fins professionnelles | Oui, même règle (article L215-3) |
| Votre entreprise, qui achète pour son activité | Non, rien ne l’impose (article liminaire du même code) |
L’article L215-3 étend la règle au « non-professionnel », que le code définit comme « toute personne morale qui n’agit pas à des fins professionnelles ». Une PME qui loue des chariots, fait entretenir ses portes de quai ou s’abonne à un logiciel de stock agit à des fins professionnelles. Pour elle, c’est la clause du contrat qui s’applique, et personne n’est tenu de la lui rappeler.
Le Code civil pose le cadre général. Quand un contrat à durée déterminée arrive à son terme et que chacun continue de l’exécuter, « il y a tacite reconduction », qui produit les mêmes effets qu’un renouvellement (article 1215). À défaut d’autre précision, le contrat renouvelé devient un contrat à durée indéterminée (article 1214), dont on peut sortir en respectant le préavis prévu ou, à défaut, un délai raisonnable (article 1211). Mais la plupart des contrats de service écrivent eux-mêmes leur reconduction, par périodes successives de douze mois, avec un préavis à respecter avant chaque échéance. C’est donc votre contrat qu’il faut lire en premier, et c’est par lui que commence le tableau.
La date qui compte, en un calcul
Un tableau de suivi des contrats fournisseurs qui ne montre que les échéances arrive trop tard. La date à surveiller se calcule, et le calcul tient en une ligne : l’échéance en cours, moins le préavis. C’est la date limite pour décider.
| Le contrat, son échéance, son préavis | Date limite |
|---|---|
| Entretien des chariots, échéance au 31 mars, préavis de 3 mois | 31 décembre |
| Location de deux chariots, échéance au 10 mars, préavis de 6 mois | 10 septembre |
| Nettoyage de l’entrepôt, échéance au 30 avril, préavis de 2 mois | 28 février |
| Surveillance du site, échéance au 16 février, préavis de 3 mois | 16 novembre |
Deux précautions, que le calcul ne voit pas. La première : si la clause ne dit pas si la date compte à l’envoi ou à la réception, faites en sorte que votre lettre soit arrivée avant la date limite, pas qu’elle parte ce jour-là. La seconde : la forme. Beaucoup de contrats exigent une lettre recommandée avec accusé de réception, et un email ne vaut alors pas résiliation.
En mission, les baux d’entrepôt, les locations de véhicules et les contrats de gardiennage avaient chacun leur ligne dans un registre, avec deux dates : la fin, et le jour où il fallait prévenir. Les logisticiens changeaient de pays tous les six mois ou tous les ans. Le registre, lui, restait. Celui qui arrivait savait en une page ce qui repartirait sans lui s’il ne faisait rien, et c’est souvent la première page que je lisais en prenant un poste.
Ce que le tableau de suivi des contrats fournisseurs doit contenir
Une ligne par contrat, et des colonnes qui répondent à cinq questions. La plupart des modèles en ligne s’arrêtent aux deux premières, qui ne suffisent pas à éviter une reconduction.
| Le bloc, et ce qu’on y note | Pourquoi |
|---|---|
| Le contrat. Référence, fournisseur, objet, catégorie, responsable chez vous | Savoir de quoi on parle, et qui décide |
| La durée. Début, durée initiale, reconduction tacite ou non, durée de chaque reconduction | De quoi calculer l’échéance en cours, année après année |
| La sortie. Préavis en mois, forme exigée pour résilier | De quoi calculer la date limite, et ne pas envoyer un email là où il faut un recommandé |
| L’argent. Montant annuel hors taxes, clause de révision de prix, prochaine révision | Ce qui repart si personne ne décide, et la hausse qui repart avec |
| La preuve. Où est rangé l’exemplaire signé | Le jour où il faut relire une clause, le trouver en une minute |
Trois colonnes se calculent ensuite seules : l’échéance en cours, la date limite pour décider et un statut. Préavis dépassé, à décider ce mois-ci, à décider sous 90 jours, en cours, clause à lire dans le contrat. Le statut dit quoi faire, pas seulement quand.
Les contrats de maintenance d’abord. Dans un entrepôt, ce sont souvent les plus nombreux : entretien des chariots, portes de quai, rayonnages, extincteurs. Ce sont aussi ceux qui se reconduisent le plus discrètement, parce qu’ils ont été signés par la personne qui gérait le site à l’époque. Les abonnements logiciels suivent de près, avec une difficulté de plus : leurs conditions générales ont été acceptées en ligne, et personne ne les a jamais imprimées. Ce sont pourtant des contrats, avec une durée et un préavis.
Le registre des contrats complète la fiche fournisseur. La fiche dit qui est le fournisseur, le registre dit ce qui vous engage avec lui. Un contrat d’au moins 5 000 euros hors taxes déclenche d’ailleurs l’obligation de vérifier son attestation de vigilance tous les six mois, et c’est dans le registre qu’on voit quels contrats l’atteignent.
Ce qu’un préavis raté engage, en clair
Le coût d’une tacite reconduction subie ne se lit sur aucune ligne comptable. Il apparaît le jour où l’on veut arrêter, et il vaut une période entière du contrat. Voici ce que les exemples du kit engagent s’ils repartent sans décision, chacun pour douze mois de plus.
| Contrat, exemples du kit | Engagé, HT |
|---|---|
| Location de deux chariots électriques | 9 360 € |
| Entretien préventif des chariots | 4 200 € |
| Télésurveillance du site | 2 640 € |
| Location et reprise de palettes | 1 900 € |
Le montant n’est pas tout. Un contrat qui repart garde sa clause de révision de prix, et la hausse annuelle s’applique avec lui. Surtout, la renégociation n’a pas eu lieu. Le fournisseur n’a eu aucune raison de faire un geste, puisque personne ne lui a demandé de proposer mieux. Pour savoir quels contrats pèsent vraiment, croisez-les avec le tableau de bord achats et le taux de dépendance de chaque fournisseur.
Faites le test avec vos cinq plus gros contrats de service. Pour chacun, sans ouvrir le contrat, pouvez-vous donner la date limite pour résilier et la forme exigée ? Chaque réponse qui manque est une date qui ne vit que dans un dossier, ou dans la tête de quelqu’un.
Les trois réflexes que le modèle installe
- Écrire la date limite le jour de la signature. C’est le seul moment où le contrat est sur le bureau et lu en entier. Six mois plus tard, il faudra le chercher. Un an plus tard, la personne qui l’a négocié aura peut-être changé de poste. Notez le préavis et la forme exigée, le registre fait le reste.
- Décider un mois avant, pas le dernier jour. Renégocier prend du temps, demander un second devis aussi. L’onglet À décider fait remonter chaque contrat un à trois mois avant sa date limite, et le premier lundi du mois suffit à tout trancher : garder, renégocier, résilier ou remplacer.
- Résilier dans la forme prévue, et garder la preuve. La lettre de non-reconduction du kit se remplit depuis le registre. Envoyez-la dans la forme qu’exige la clause, rangez l’accusé de réception avec le contrat, notez la date d’envoi dans le registre. Le statut passe alors à « Résiliation envoyée ».
Une réserve, pour les relations anciennes. Mettre fin à une relation commerciale établie sans préavis écrit suffisant engage votre responsabilité, et ce préavis doit tenir compte de la durée de la relation (Code de commerce, article L442-1). Le texte précise qu’un préavis de dix-huit mois met à l’abri de toute contestation sur sa durée. Trois mois de préavis contractuel peuvent donc ne pas suffire pour quitter un fournisseur qui vous livre depuis dix ans. Dans ce cas, prévenez tôt, par écrit, et parlez-en à votre conseil.
Là où le modèle s’arrête, et où le travail commence
Soyons francs. Ce classeur tient ce que vous y saisissez. Il ne lit pas vos contrats, il ne retrouve pas la clause de résiliation d’un abonnement accepté en ligne il y a deux ans, et il ne sait pas qu’un avenant a changé la durée. Il tient tant qu’une personne le fait vivre, au moment précis où elle a autre chose à faire.
Quand les contrats se comptent par dizaines, la réponse n’est pas un logiciel de plus. Un agent posé sur vos outils lit chaque nouveau contrat à son arrivée, en extrait la durée, la reconduction, le préavis et la forme exigée, et les range dans le registre. Il prévient la bonne personne trois mois avant la date limite, prépare la lettre de non-reconduction et vérifie que l’accusé de réception est revenu. Vos équipes gardent la décision, elles arrêtent de courir après les dates. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe est sur la page offre.
Pour vos achats courants, le point de départ reste le modèle de bon de commande Excel. Pour vos contrats, commencez par les cinq plus gros, le kit est à vous. Notez pour chacun sa date limite pendant que vous avez le contrat sous les yeux, et la prochaine reconduction sera une décision au lieu d’une surprise.