Le kit, tout de suite
Vous cherchez un modèle de plan de prévention, le voici, sur Excel, avec ce qui manque à tous les modèles Word : le suivi. Six onglets. Un registre de chaque entreprise extérieure qui travaille chez vous, où ce que la loi demande, la prochaine revue et le statut se calculent seuls. Un journal des heures, qui tient le compteur des 400 heures. La trame du plan à signer, remplie depuis le registre. La liste des 21 travaux dangereux, mot pour mot. Et un mode d’emploi d’une page.
Voici l’onglet que vous ouvrirez le lundi.
Il est à vous, sans condition. La suite explique quand le plan de prévention doit être écrit, ce qu’il doit contenir, pourquoi le transporteur n’en a pas besoin, et pourquoi un plan signé finit presque toujours par décrire un site qui n’existe plus.
Jeudi, 18 h 40, allée 4
Un négoce de matériaux, vingt-cinq salariés. Depuis le printemps, pour tenir les livraisons du lendemain matin, une équipe prépare les commandes le soir, jusqu’à 20 heures. Ce jeudi-là, l’agent de la société de nettoyage passe l’autolaveuse dans l’allée 4, comme chaque soir depuis deux ans. Un préparateur recule avec son chariot, une palette de sacs sur les fourches. Il s’arrête à cinquante centimètres.
Personne n’est blessé. Le lendemain, le dirigeant cherche le plan de prévention. Il existe, il est même écrit et signé, rangé dans un classeur. Il a été arrêté il y a deux ans par l’ancien chef de dépôt, parti depuis. Il décrit un site où personne ne travaille après 18 heures. Le contrat de nettoyage, lui, a été reconduit deux fois sans que personne ne le relise.
Rien n’était faux le jour de la signature. Tout ce qui a changé ensuite, la préparation du soir, le nouveau chef d’équipe du nettoyage, les nouvelles allées, n’a été écrit nulle part. C’était dans la tête de quelques personnes, et aucune n’avait fait le lien entre l’autolaveuse et les chariots. C’est presque toujours comme ça que le plan de prévention vieillit : pas d’un coup, une habitude après l’autre.
Ce que la loi demande, dans l’ordre
Le cadre tient dans une trentaine d’articles du Code du travail, R4511-1 et suivants. Il s’applique dès qu’une entreprise extérieure fait travailler ses salariés dans votre établissement, quelle que soit la nature de l’opération (article R4511-1). Vous êtes l’entreprise utilisatrice, et c’est vous qui assurez la coordination générale des mesures de prévention (article R4511-5). Chaque employeur reste responsable de la protection de ses propres salariés (article R4511-6).
Dans l’ordre, cela donne quatre temps :
- L’inspection commune, avant de commencer. Vous délimitez la zone d’intervention, vous matérialisez les zones dangereuses, vous montrez les voies de circulation et les accès, et vous communiquez vos consignes de sécurité (articles R4512-2 à R4512-4). Si vous avez un CSE, il est informé de la date au plus tard trois jours avant (article R4514-1).
- L’analyse commune des risques d’interférence. Ce qui peut arriver parce que deux entreprises travaillent au même endroit : l’autolaveuse et le chariot, la soudure et les cartons, le technicien sur l’échelle et le transpalette qui passe dessous.
- Le plan de prévention, arrêté d’un commun accord avant le début des travaux. Il dit quelle mesure prend chaque entreprise (article R4512-6). Il peut être oral, sauf dans les deux cas où il doit être écrit.
- Le suivi pendant les travaux. Vous vérifiez que les mesures sont appliquées, vous organisez les inspections et réunions de coordination au rythme que vous fixez, et le plan est mis à jour à chaque mesure nouvelle (articles R4513-1, R4513-2 et R4513-4).
Quand le plan de prévention doit être écrit
L’article R4512-7 fixe deux cas, et un seul suffit.
Le premier est un compteur. Le plan est écrit dès que l’opération représente au moins 400 heures de travail sur une période de douze mois au plus, en comptant les sous-traitants de l’entreprise extérieure, que les travaux soient continus ou discontinus. Et la règle vaut en cours de route : s’il apparaît pendant les travaux que les 400 heures seront atteintes, l’écrit devient obligatoire à ce moment-là.
Faites le calcul pour la scène d’ouverture. Deux heures de nettoyage chaque soir ouvré, quarante-six semaines par an : 460 heures. Le contrat de nettoyage, le gardiennage de nuit, un chantier de montage de racks qui déborde de deux semaines, tous franchissent le seuil sans bruit. Personne ne tient ce compteur, parce que les heures sont réparties sur toute l’année et sur des personnes qui changent.
Le second est une liste. L’arrêté du 19 mars 1993 énumère 21 travaux dangereux pour lesquels le plan est écrit quelle que soit la durée de l’opération, même pour une heure. Sur un site logistique, cinq reviennent souvent : les travaux exposant à des pièces nues sous tension supérieure à la très basse tension, le recours à des ponts roulants, des grues ou des transtockeurs, les travaux du bâtiment exposant à une chute de plus de 3 mètres, les travaux dans des cuves ou en atmosphère confinée, et le soudage oxyacétylénique exigeant un permis de feu.
Voici ce que cela donne pour une année ordinaire dans un entrepôt de PME.
| Qui entre chez vous, sur douze mois | Ce qu’il faut, et pourquoi |
|---|---|
| Société de nettoyage, deux heures chaque soir ouvré : 460 h | Plan écrit. Le seuil des 400 heures est dépassé |
| Gardiennage, rondes de nuit : 730 h | Plan écrit. Le seuil des 400 heures est dépassé |
| Électricien sur le tableau général, sous tension : 6 h | Plan écrit, même pour 6 heures. Pièces nues sous tension, c’est un travail dangereux |
| Lisse de rack réparée au chalumeau : 8 h | Plan écrit, plus le permis de feu. Le soudage est un travail dangereux |
| Entretien des chariots, quatre visites : 16 h | Plan de prévention, l’écrit reste conseillé. Ni seuil ni travail dangereux |
| Transporteurs qui livrent et enlèvent | Protocole de sécurité, pas de plan. C’est du chargement et du déchargement |
Quand le plan doit être écrit, deux obligations suivent, souvent oubliées. Vous informez par écrit l’inspection du travail de l’ouverture des travaux, et le plan reste à sa disposition, comme à celle des agents de prévention de la Carsat, pendant toute la durée des travaux (article R4512-12). Il est aussi tenu à la disposition des médecins du travail et du CSE, qui sont informés de ses mises à jour (articles R4513-9 et R4514-2).
Hors de ces deux cas, le plan n’est pas facultatif pour autant. Dès que l’analyse fait apparaître un risque d’interférence, il est dû, simplement sans obligation de forme. Un plan oral ne se relit pas deux ans plus tard. Écrivez-le.
Plan de prévention ou protocole de sécurité ?
C’est la confusion la plus fréquente sur un site logistique. Le chauffeur qui recule à votre quai est bien le salarié d’une entreprise extérieure. Mais pour le chargement et le déchargement, le Code du travail a prévu un autre document : le protocole de sécurité, qui remplace le plan de prévention (articles R4515-1 et R4515-4).
| Plan | Protocole | |
|---|---|---|
| Pour qui | Toute entreprise extérieure qui travaille chez vous : nettoyage, maintenance, travaux | Le transporteur qui charge ou décharge chez vous |
| Avant quoi | Une inspection commune des lieux | Un échange entre les deux employeurs |
| Écrit | À partir de 400 heures, ou pour un travail dangereux | Toujours |
| Ce que vous y mettez | Les risques nés du travail côte à côte, et qui prend quelle mesure | Vos consignes, le lieu, l’accès et où se garer avec un plan, le matériel de manutention, les secours, votre responsable désigné |
| Ce que l’autre y met | Ses travaux, son matériel, ses modes opératoires | Son véhicule, la marchandise et son emballage, les précautions liées aux matières dangereuses |
| Combien de temps | Mis à jour à chaque mesure nouvelle | Un seul protocole pour des livraisons répétitives, tant que rien d’important ne change |
Les articles R4515-6 et R4515-7 détaillent la colonne de droite. Le protocole est daté, signé, et un exemplaire est tenu à la disposition du CSE et de l’inspection du travail (article R4515-11). Quand le transporteur ne peut pas être identifié à l’avance, une messagerie qui change de chauffeur chaque jour par exemple, c’est à vous de fournir et de recueillir les informations par tout moyen approprié (article R4515-10).
Retenez la frontière : le transporteur qui livre a un protocole, le technicien qui vient réparer la porte du quai a un plan. Le premier se range avec le suivi des livraisons, le second avec vos entreprises extérieures. Le kit sépare les deux par une colonne.
En mission, aucune entreprise n’entrait dans un entrepôt sans passer d’abord par le bureau. On sortait le plan du site, on montrait les allées où tournaient les engins et à quelle heure, le point de rassemblement, et le chef d’équipe signait le registre avant de passer la porte. Ce n’était pas de la paperasse. Les équipes des prestataires changeaient tous les mois, les nôtres aussi, et ce papier était la seule chose qui restait quand plus personne ne se souvenait de ce qui avait été dit à la grille.
Ce que le plan de prévention doit contenir
L’article R4512-8 fixe le minimum, cinq rubriques. Les articles qui suivent en ajoutent trois. La trame du kit les reprend une par une.
| La rubrique | Ce qu’on y écrit concrètement |
|---|---|
| Les phases dangereuses et les moyens de prévention | Phase par phase, ce qui peut arriver et la mesure qui l’empêche : allée balisée, chariots arrêtés dans la zone, travail hors des heures de préparation |
| Le matériel et les installations | Ce qui est mis à disposition, adapté à l’opération, et qui l’entretient |
| Les instructions aux intervenants | Zones interdites, circulation, consignes du site, ce qui doit être dit à chaque nouvel arrivant |
| Les premiers secours | Qui appeler, où sont la trousse et le défibrillateur, le dispositif que vous mettez en place |
| Le commandement | Qui commande quoi sur place quand les deux équipes travaillent ensemble, et qui peut arrêter le travail |
| Le suivi individuel renforcé | La liste des postes concernés, fournie par chaque entreprise (article R4512-9) |
| Les locaux mis à disposition | Vestiaires, sanitaires, restauration, et qui en assure l’entretien (article R4512-10) |
| L’amiante | Le dossier technique ou le rapport de repérage, joint au plan quand il existe (article R4512-11) |
Ajoutez en tête ce que l’article R4511-10 demande à l’entreprise extérieure de vous faire connaître par écrit : la date d’arrivée et la durée prévisible, le nombre de personnes, le nom et la qualification de celui qui dirige l’intervention, et ses sous-traitants, avant le début de leurs travaux. S’il en arrive un nouveau en cours de route, la procédure recommence pour lui (article R4512-1).
Deux erreurs reviennent dans les plans que l’on retrouve au fond des classeurs. La première est le plan générique, copié d’une intervention à l’autre, qui décrit le travail prescrit et pas le site réel. La seconde est le plan sans heure : il dit ce que fait l’entreprise, pas quand. Or c’est l’heure qui fabrique l’interférence. L’autolaveuse dans l’allée 4 n’était un risque qu’à partir du jour où les chariots ont roulé le soir.
Ce que coûte un plan qui ne vit que dans une tête
Le premier coût, c’est l’accident. Selon la DREETS Centre-Val de Loire, qui reprend un chiffre de l’INRS, 15 % des accidents du travail interviennent dans un contexte de co-activité. La même fiche range parmi les idées reçues fausses « une intervention courante est sans risque » et « lorsque les travaux sont reconduits d’année en année, il n’est pas nécessaire de refaire une inspection préalable ». Ce sont exactement les deux habitudes de la scène d’ouverture.
Le second coût tombe sur vous, parce que la coordination générale est la vôtre (article R4511-5). Quand un manquement est relevé, l’amende prévue par le Code du travail est de 10 000 euros, et elle s’applique autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés (article L4741-1). Ce n’est pas la bonne raison de tenir un plan. C’est la mesure de ce que la loi attend de l’entreprise qui ouvre ses portes.
Le troisième coût ne se voit jamais : le temps passé à reconstituer. Quand l’inspection du travail demande l’état des heures, quand un client grand compte exige vos plans à l’audit, quand le nouveau responsable de dépôt cherche ce qui a été convenu avec le gardiennage, il faut retrouver le contrat, les noms, les dates, et la personne qui s’en souvient. Voici ce que montre le kit sur ses neuf opérations d’exemple. Les entreprises sont fictives, le mécanisme ne l’est pas.
| Ce que montre l’onglet À traiter | Nombre |
|---|---|
| Opérations en cours | 8 |
| À traiter avant que l’entreprise n’intervienne | 4 |
| Plans à revoir, dont le nettoyage reconduit | 2 |
| Plans qui doivent être écrits | 5 |
| Heures relevées sur douze mois, toutes entreprises | 708 h |
Dans le kit, le montage des racks était prévu à 300 heures. Le journal en compte 432. Le statut est passé au rouge le jour où le seuil a été franchi, pas le jour où quelqu’un y aurait pensé.
Faites le test avec vos trois derniers intervenants. Pour chacun, savez-vous combien d’heures il a passées chez vous cette année, quand l’inspection commune a eu lieu, et si le plan décrit encore votre site tel qu’il est ce matin ? Chaque réponse qui manque est une information qui ne vit plus que dans la mémoire de quelqu’un.
Les trois réflexes que le kit installe
- Tenir le compteur, pas seulement le classeur. Une ligne par entreprise extérieure dans le registre, ses heures dans le journal, au fil de l’eau ou une ligne par mois. Le compteur dit seul quand l’opération franchit les 400 heures. Et si le contrat atteint 5 000 euros hors taxes, l’attestation de vigilance de l’entreprise se demande à la signature puis tous les six mois, comme pour tout fournisseur.
- Refaire la visite à chaque changement. Nouvelle équipe, nouvel horaire, nouvelle zone, nouveau matériel : notez Oui dans la colonne Changement, et le plan passe à mettre à jour. Une inspection commune préalable dure une demi-heure. Un contrat en tacite reconduction se reconduit seul, son plan non : rangez la date de revue à côté de l’échéance, dans votre tableau de suivi des contrats.
- Signer avant, pas après. L’onglet À traiter met en tête ce qui doit être réglé avant que l’entreprise ne commence : l’inspection commune à faire, le plan à arrêter, le protocole du nouveau transporteur. Et quand le plan doit être écrit, la lettre à l’inspection du travail part le même jour.
Là où le modèle s’arrête, et où le travail commence
Soyons francs. Ce classeur tient ce que vous y saisissez. Il ne voit pas la société de nettoyage entrer le soir, il ne sait pas que l’équipe de préparation a changé d’horaire, et il ne relance personne avant la revue. Il tient tant qu’une personne le fait vivre, y compris la semaine où elle a trois camions en retard et un inventaire à finir.
Quand les intervenants se comptent par dizaines dans l’année, la réponse n’est pas un logiciel de plus. Un agent posé sur vos outils relève les heures à chaque passage, prévient avant que le seuil des 400 heures soit franchi, rappelle la revue d’un plan reconduit, prépare l’inspection commune du prochain intervenant avec les bonnes informations, et signale le transporteur qui arrive sans protocole. Vos équipes gardent la décision, elles arrêtent de reconstituer. C’est le métier de Kovirex, agence IA pour la logistique des PME, et la façon dont je l’installe est sur la page offre.
Pour vos entreprises extérieures, le kit est à vous. Ouvrez-le avant la prochaine intervention, faites la liste de tout ce qui entre chez vous sans être salarié, et regardez la colonne des heures. C’est souvent là que l’on découvre le plan qui aurait dû être écrit depuis deux ans.